Van egy olyan különös munkanapi hangulat, amikor egész nap rohangálsz, válaszolsz, intézel, és este megkérdezed magadtól: „OK, de mit is intéztem valójában ma?” A válasz ilyenkor gyakran az, hogy semmit.
Mert a nap nem a fontos dolgokról szólt, hanem a sürgősek után futottál.
A „nem fontos, de sürgős” kategória pontosan ez. És azért annyira veszélyes, mert közben teljesen okénak tűnik. Hiszen valaki kérdezett, valaki várt, valaki küldött egy „csak két perces” üzenetet. Ezek a feladatok ritkán élet-halál kérdései, mégis úgy érkeznek, mintha egy egész iroda sorsa múlna rajtuk. Sürgősek. Csak éppen nem számítanak.
Miért zuhanunk bele újra és újra?
Leginkább azért, mert a sürgős dolgok adnak azonnali visszajelzést. Ha válaszolsz egy üzenetre, lett egy kipipált pont. Ha visszahívsz valakit, megoldottál valamit. Ha elküldesz egy dokumentumot, nem te vagy a szűk keresztmetszet.
A fontos feladatok ezzel szemben csendesek. Nem üvölt a telefon, nem pittyeg a messenger, nem áll mögötte senki… csak te. És pont ezért könnyebb halogatni.
A sürgős feladatok kisajátítják a napodat, mert épp elég zajt csapnak ahhoz, hogy azt hidd: ezekkel muszáj foglalkoznod.
A valóság: ez a kategória tünteti el az életed fókuszát
Nem azért csapda, mert néha belelépünk. Azért csapda, mert ha rendszeressé válik, szépen lassan felemészti a figyelmet, a kreativitást, a stratégiai gondolkodást – mindazt, amiből egy vállalkozás vagy karrier tényleg épül.
Ezek között a feladatok között találsz minden olyasmit, mint a gyors visszahívások, a „csak egy kérdés” üzenetek, a rögtön megválaszolt e-mailek, az ad hoc kérések. Semmi rossz nincs egyikben sem – csak az a baj, hogy korlátlan mennyiségben érkeznek. Ha hagyod, felemésztik az egész napodat.
Honnan tudod, hogy benne vagy a spirálban?
Onnan, hogy estére fáradtabb vagy, mint amikor ténylegesen nagy feladatokon dolgozol. Onnan, hogy egész nap elfoglalt voltál, de alig haladtál. Onnan, hogy a saját projektjeid évek óta „majd ha lesz időm” státuszban vannak. Onnan, hogy egyre nehezebben mondasz nemet. És onnan, hogy belül pontosan érzed: nem te irányítod a napodat, hanem a nap irányít téged.
Hogyan lehet kiszállni?
Nem rendszerekkel kell kezdeni, hanem egyetlen kérdéssel: Ki sürget? Ha minden sürgősnek tűnik, akkor valójában semmi sem fontos. A sürgősség gyakran csak annyit jelent, hogy valaki rögtön választ akar – nem azt, hogy tényleg történik valami, ami azonnali cselekvést igényel.
Segít, ha a sürgős kérésekre bevezetsz egy nagyon egyszerű szabályt: nem azonnal reagálsz, csak visszajelzel, mikor foglalkozol vele. Nem pattogsz, nem tűnsz el, csak visszaadod a kontrollt magadnak.
A másik hasznos lépés a „fontos blokkok” beépítése a napba. Olyan idősávok, amikor nem reagálsz bejövő kérésre, hanem kizárólag a saját priorjaiddal foglalkozol. Ezek félórák vagy órák – pont elég ahhoz, hogy újra részt vegyél a saját életedben.
A harmadik kapaszkodó: a fontos feladatokat időben mérd, ne hangulatban. Ha minden nap legalább egy nagy lépést teszel valamelyik hosszabb távú célod felé, akkor nem sodor el a sürgős hullám.
A legfontosabb felismerés: a sürgősség nem objektív
A legtöbb sürgős kérés nem attól sürgős, hogy tényleg baj van – hanem attól, hogy valaki túl hamar szeretne lezárni valamit. Nem kell rossz szándékot feltételezni; ez egyszerűen emberi.
A lényeg az, hogy nem kell mások tempóját alapritmusnak tekinteni. Ha minden kérést azonnal teljesítesz, akkor sosem marad időd a saját feladataidra. Ha viszont adsz egy visszajelzést, majd a saját ütemedben teljesítesz, akkor visszaszerzed a kontrollt, és a napod újra értelmes ívet kap.
A „nem fontos, de sürgős” csapdája nem azért veszélyes, mert sok a kis feladat. Hanem azért, mert ha hagyod, elhiteti veled, hogy ezekből áll a munkád. Pedig a lényeg teljesen máshol van. A fontosban. A hosszú távúban. Abban, amit akkor is csinálnál, ha senki nem sürgetne.
És amikor egyszer észreveszed a különbséget, már nem engeded, hogy egy csipogó értesítés diktálja a nap ritmusát. A sürgős dolgok maradhatnak sürgősek – de nem te leszel miatta tűzoltó üzemmódban minden áldott nap.