A legtöbbek fejében a munka azt jelenti, ami „kész van”. A leadott anyag, az átadott projekt, a lezárt feladat, a kiállított számla. Minden más csak körítésnek tűnik. Pedig valójában a legtöbb munka nem ezekben a pillanatokban születik, a titok azokban a lépésekben van, amelyeket senki nem lát: a felkészülésben, a finomhangolásban, a tisztázó körökben, a kutatásban, a rendszerezésben, a gondolkodásban, és a folyamatos koordinációban.
A háttérfolyamatok nem látványosak, mégis rengeteg időt, energiát és figyelmet visznek el. A probléma akkor kezdődik, amikor ezek nincsenek beárazva, és a munkavégzéshez szükséges láthatatlan rétegek úgy folynak el, mintha nem is léteznének. A láthatatlan munka ilyenkor nem csak „ingyenmunka”. Torzítja a teljesítményt, a bevételt, a várakozásokat és a kapcsolatokat is.
Amikor elhangzik, hogy ez pitty-putty megvan
Sok feladat papíron egyszerűnek tűnik. Egy jelentés, egy prezentáció, egy cikk, egy fotózás, egy jogi vélemény vagy egy tanácsadói óra. Külső szemmel ezek egyetlen szállítható eredménynek tűnnek. A valóságban azonban minden ilyen végpont előtt hosszú, összetett, sokszor szabálytalan folyamat húzódik.
Egy prezentáció például nem akkor készül, amikor elkészül a slide, hiszen a megrendelő újra és újra pontosítja a célokat, kiderülnek „apróbb” egyedi igények, nem jönnek meg időben az adatok, sőt neked kell felhajtani őket, várjuk a visszajelzést és ami még a legjobb esetben is elő kell, hogy kerüljön: a finomhangolás.
Ez a rengeteg köztes lépés nem jelenik meg a végső dokumentumban, de meghatározzák a minőségét. Ha ezt senki nem számolja, akkor csúszás lesz időben, emberi erőforrásban és végül pénzben is. A végén mindenki úgy érzi, hogy túl sokat dolgozott azon, ami papíron kevésnek tűnt.
A feladat előkészítése sokszor nagyobb erőbefektetést igényel, mint a munka
A legtöbb szakmában a tényleges „gyártás” csak a jéghegy csúcsa. Egy szövegíró számára a megírt cikk a nap talán legkisebb része. A gondolkodás, a kutatás, az olvasás, a struktúra felépítése és a példák rendszerezése sokkal hosszabb. Egy konzultációs munkában a beszélgetés maga fél óra, de a felkészülés, a háttéranyagok átnézése és a szituáció értelmezése akár többszöröse is lehet. Nem is beszélve az olyan támogató osztályok működtetéséről, mint a pénzügy, könyvelés, grafikus, akiknek mind lehet feladatuk a projektben.
A háttérfolyamatok problémája az, hogy mivel nincsenek kimondva, sokszor úgy tűnnek, mintha nem lennének. A munkavállaló vagy vállalkozó így folyamatos „láthatatlan túlórában” él, miközben kívülről mindenki azt látja, hogy „csak” elvégzett egy feladatot.
Ez a feszültség hosszú távon torzítja a munkaképességet: a kapacitás becslése egyre pontatlanabb, a határidők elszállnak, a túlterheltség állandósul.
A háttérmunka nem csak úgy létezik és nem is plusz: egyszerűen a munka része
A legtöbb konfliktus abból fakad, hogy a háttérfolyamatokat sokan külön kategóriának tekintik. Úgy gondolják, van a tényleges munka, és van a „kicsi admin”, „egy gyors egyeztetés”, „egy apró módosítás”, „egy kis utánanézés”.
Csakhogy ezek nélkül nincs eredmény. Nem mellékesek, hanem nélkülözhetetlenek. A munka minősége ott dől el, ahol a háttérfolyamatok történnek: mennyi idő, mennyi gondolkodás, mennyi tisztázás van mögötte.
Ha a háttérfolyamatokat valaki kihagyja az árazásból, akkor valójában saját magát árazza alul, és egy idő után már nem lesz elég ideje sem arra, hogy minőségi munkát végezzen, sem arra, hogy kipihenje a napot.
Egy 3 órás feladat ritkán 3 óra. Ha beleszámoljuk az infógyűjtést, az előkészítést, a tisztázást és az utómunkát, akár kétszer-háromszor ennyi is lehet. Amikor ez nincs kimondva, két dolog történik egyszerre: a munkavégző túlterheltté válik, a megrendelő irreális képet kap arról, mi mennyi idő. És igazából ez senkinek nem érdeke. A felek így lassan egymás ellen kezdenek el dolgozni, minden rossz szándék nélkül – pusztán a kimondatlan folyamatok miatt.