A projektvezető feladatai és szerepe a projektmenedzsment során

A projektmenedzser feladatai szerteágazóak, ő egy személyben a projekt motorja és lelke. Éppen ezért nem is lehet mindenkiből projektvezető.

A projektmenedzser feladatai szerteágazóak, ő egy személyben a projekt motorja és lelke. Éppen ezért nem is lehet mindenkiből projektvezető. 

A projektvezető fogalma és szerepe a projektben

A projektvezető vagy projektmenedzser felel azért, hogy a projekttervben meghatározott célok teljesüljenek. Ennek megfelelően a projektvezető feladatai közé tartozik minden olyan tevékenység, ami biztosítja, hogy a projekt a kitűzött határidőre megvalósuljon

A projektvezető és a projektmenedzser kifejezések alapvetően szinonímák, tehát a projektvezető és a projektmenedzser feladatai azonosak. Azonban nagyszabású projektek esetében, jellemzően óriáscégeknél előfordul, hogy a projektet alprojektekre bontják. Ezeknek lehetnek külön-külön projektmenedzsereik, akik az egész projektet menedzselő projektvezetőnek vannak alárendelve. (Egyébként a terminológia nincs kőbe vésve, tehát az alprojektek irányítóit is hívhatjuk projektvezetőknek, az őket összefogó vezetőt pedig projektmenedzsernek.)

A projektvezető munkáját további munkatársak támogathatják, mint például:

  • projektkoordinátor,
  • projektasszisztens, 
  • junior projektmenedzser,
  • projektmenedzser gyakornok.  

A projektvezető szemléletmódja és prioritásai

Stratégiai szemlélet

A stratégiai szemlélet azt jelenti, hogy egy jó projektvezető szem előtt tartja a szigorúan és szűkebb értelemben vett projektterv végrehajtását. Emellett proaktívan dolgozik azon, hogy a projekt megvalósulásához kedvező feltételeket kialakítsa. A jó projektmenedzser az operatív munkát decentralizálja, a stratégiai jellegű teendőket pedig központosítja, úgy, hogy előre gondolkodik és egy lépéssel mindig az események előtt jár 

A projekt ütemezésének folyamatos felügyelete

A projektvezető feladata, hogy a projekttervben meghatározott mérföldkövek, részfeladatok a kitűzött időben teljesüljenek. A projektmenedzser feladata tehát a hatékony időmenedzsment, a részfeladatokhoz rendelt határidők ellenőrzése és betartatása. 

Minél hatékonyabb forrásmenedzsment

A felhasznált források sok esetben külső szereplőktől származnak, ezért általában szűkösek és nehéz őket megszerezni. Ezért a projektmenedzser feladatai közé tartozik az is, hogy a lehető legkevesebb forrás felhasználásával minél jelentősebb eredményt érjen el. A jó projektvezető rövidebb időintervallumokra, szakaszosan szerzi meg és bocsátja a projektcsapat rendelkezésére a projekt kivitelezéséhez szükséges forrásokat. 

A projektvezető feladatai

A projektvezető fő feladatai

  • A projektterv elkészítése, illetve végrehajtásának koordinálása.
  • A projekt megvalósulásához szükséges operatív folyamatok definiálása és kivitelezésük koordinálása, nyomon követése.
  • A teljesítések monitorozása és minősítése.
  • Kapcsolattartás a projekt résztvevőivel és a közöttük történő a kommunikáció elősegítése.
  • A résztvevők munkájának megszervezése, összehangolása, a résztvevők motiválása. 
  • Kapcsolattartás a projektgazdával, valamint a megrendelővel (szponzor, ügyfél). 

A projektvezető részfeladatai

  • A projekt megvalósításához szükséges döntések meghozatala késedelem nélkül.
  • Kapcsolattartás és kooperáció, illetve a szükséges mértékben tanácsadás a projektcsapat tagjai, valamint a projektben esetleg részt vevő külső szakértők, alvállalkozók, hatósági és egyéb partnerek számára, (illetve bevonásával).
  • Az adminisztratív folyamatok, szerződések, hatósági ügyintézés menedzselése.
  • A projekt során megvalósuló beruházások nyomon követése.
  • A projektvezető ellenőrzi, hogy a projektben vállalt indikátorok, eredménymutatók teljesülnek-e. 
  • Felügyeli a projekt nyilvántartásának jogszabályoknak megfelelő megvalósítását. 
  • A projektben részt vevő csapattagok és szakértők munkájáról teljesítési igazolást állít ki a pénzügyi osztály felé.
  • Gondoskodik a projekthez és a projektzáráshoz kapcsolódó elszámolások, jelentések, beszámolók elkészítéséről.

Milyen a jó projektvezető?

Fontos, hogy egy projektmenedzser magas szinten el tudja látni a rábízott feladatkört, és magabiztosan képes legyen megoldani a rá váró projektmenedzsment feladatokat. Ezért bizonyos tulajdonságokkal és jellemzőkkel feltétlenül rendelkeznie kell. 

Néhány fontosabb ezek közül:

  • Minél több, legalább 3-5 éves szakmai tapasztalat.
  • Jó emberismeret, empátia és kiemelkedő kommunikációs készség.
  • Átlagon felüli stressztűrő képesség és kitartás. 
  • Konflktustűrő, asszertív és proaktív attitűd.
  • Kiváló analitikus és globális, de főleg rugalmas gondolkodás.
  • Gyors és határozott döntésképesség, érzék a priorizáláshoz .
  • Rendkívüli idő- és ütemérzék, továbbá átlagon felüli vezetői képességek. 
  • Kiemelkedő kompromisszumkészség, motivációs és mentoring képességek.
  • Kimagasló problémamegoldó és alkalmazkodóképesség valamint szervezőkészség.
  • Az ideális projektvezetőnek ugyanolyan jól megy az egyéni és a csapatjáték.