A projektmenedzser feladatai szerteágazóak, ő egy személyben a projekt motorja és lelke. Éppen ezért nem is lehet mindenkiből projektvezető.
A projektvezető fogalma és szerepe a projektben
A projektvezető vagy projektmenedzser felel azért, hogy a projekttervben meghatározott célok teljesüljenek. Ennek megfelelően a projektvezető feladatai közé tartozik minden olyan tevékenység, ami biztosítja, hogy a projekt a kitűzött határidőre megvalósuljon.
A projektvezető és a projektmenedzser kifejezések alapvetően szinonímák, tehát a projektvezető és a projektmenedzser feladatai azonosak. Azonban nagyszabású projektek esetében, jellemzően óriáscégeknél előfordul, hogy a projektet alprojektekre bontják. Ezeknek lehetnek külön-külön projektmenedzsereik, akik az egész projektet menedzselő projektvezetőnek vannak alárendelve. (Egyébként a terminológia nincs kőbe vésve, tehát az alprojektek irányítóit is hívhatjuk projektvezetőknek, az őket összefogó vezetőt pedig projektmenedzsernek.)
A projektvezető munkáját további munkatársak támogathatják, mint például:
- projektkoordinátor,
- projektasszisztens,
- junior projektmenedzser,
- projektmenedzser gyakornok.
A projektvezető szemléletmódja és prioritásai
Stratégiai szemlélet
A stratégiai szemlélet azt jelenti, hogy egy jó projektvezető szem előtt tartja a szigorúan és szűkebb értelemben vett projektterv végrehajtását. Emellett proaktívan dolgozik azon, hogy a projekt megvalósulásához kedvező feltételeket kialakítsa. A jó projektmenedzser az operatív munkát decentralizálja, a stratégiai jellegű teendőket pedig központosítja, úgy, hogy előre gondolkodik és egy lépéssel mindig az események előtt jár
A projekt ütemezésének folyamatos felügyelete
A projektvezető feladata, hogy a projekttervben meghatározott mérföldkövek, részfeladatok a kitűzött időben teljesüljenek. A projektmenedzser feladata tehát a hatékony időmenedzsment, a részfeladatokhoz rendelt határidők ellenőrzése és betartatása.
Minél hatékonyabb forrásmenedzsment
A felhasznált források sok esetben külső szereplőktől származnak, ezért általában szűkösek és nehéz őket megszerezni. Ezért a projektmenedzser feladatai közé tartozik az is, hogy a lehető legkevesebb forrás felhasználásával minél jelentősebb eredményt érjen el. A jó projektvezető rövidebb időintervallumokra, szakaszosan szerzi meg és bocsátja a projektcsapat rendelkezésére a projekt kivitelezéséhez szükséges forrásokat.
A projektvezető feladatai
A projektvezető fő feladatai
- A projektterv elkészítése, illetve végrehajtásának koordinálása.
- A projekt megvalósulásához szükséges operatív folyamatok definiálása és kivitelezésük koordinálása, nyomon követése.
- A teljesítések monitorozása és minősítése.
- Kapcsolattartás a projekt résztvevőivel és a közöttük történő a kommunikáció elősegítése.
- A résztvevők munkájának megszervezése, összehangolása, a résztvevők motiválása.
- Kapcsolattartás a projektgazdával, valamint a megrendelővel (szponzor, ügyfél).
A projektvezető részfeladatai
- A projekt megvalósításához szükséges döntések meghozatala késedelem nélkül.
- Kapcsolattartás és kooperáció, illetve a szükséges mértékben tanácsadás a projektcsapat tagjai, valamint a projektben esetleg részt vevő külső szakértők, alvállalkozók, hatósági és egyéb partnerek számára, (illetve bevonásával).
- Az adminisztratív folyamatok, szerződések, hatósági ügyintézés menedzselése.
- A projekt során megvalósuló beruházások nyomon követése.
- A projektvezető ellenőrzi, hogy a projektben vállalt indikátorok, eredménymutatók teljesülnek-e.
- Felügyeli a projekt nyilvántartásának jogszabályoknak megfelelő megvalósítását.
- A projektben részt vevő csapattagok és szakértők munkájáról teljesítési igazolást állít ki a pénzügyi osztály felé.
- Gondoskodik a projekthez és a projektzáráshoz kapcsolódó elszámolások, jelentések, beszámolók elkészítéséről.
Milyen a jó projektvezető?
Fontos, hogy egy projektmenedzser magas szinten el tudja látni a rábízott feladatkört, és magabiztosan képes legyen megoldani a rá váró projektmenedzsment feladatokat. Ezért bizonyos tulajdonságokkal és jellemzőkkel feltétlenül rendelkeznie kell.
Néhány fontosabb ezek közül:
- Minél több, legalább 3-5 éves szakmai tapasztalat.
- Jó emberismeret, empátia és kiemelkedő kommunikációs készség.
- Átlagon felüli stressztűrő képesség és kitartás.
- Konflktustűrő, asszertív és proaktív attitűd.
- Kiváló analitikus és globális, de főleg rugalmas gondolkodás.
- Gyors és határozott döntésképesség, érzék a priorizáláshoz .
- Rendkívüli idő- és ütemérzék, továbbá átlagon felüli vezetői képességek.
- Kiemelkedő kompromisszumkészség, motivációs és mentoring képességek.
- Kimagasló problémamegoldó és alkalmazkodóképesség valamint szervezőkészség.
- Az ideális projektvezetőnek ugyanolyan jól megy az egyéni és a csapatjáték.
