A legtöbb ember nem a feladatok számától fárad el, hanem attól, hogy egy átlagos munkanapban 6–8 különböző app „akarja” egyszerre, hogy figyelj rá. Egy üzenet Slackben, egy értesítés Messengeren, egy feladat a Trellón, egy komment a Notionben, egy videóhívás Teamsen, egy fájl a Drive-on, majd egy újabb a Dropboxban — és ezek a reakciók apró darabokra vágják a fókuszt. A digitális minimalizmus célja, hogy összevond, amit lehet. Minél kevesebb helyen történik a munka, annál stabilabb lesz a nap.
Nagyon sok cégnél azért borul meg a munkaritmus, mert túl sok platform duplikálja ugyanazt a tevékenységet. Három helyen lehet üzenni, két helyen lehet fájlt tárolni, és négy helyen tartják nyilván a feladatokat. Ez már nem digitalizáció — ez digitális zaj.
Na, ezeket a helyzeteket szinte már mindenki ismeri:
• Slack + Messenger + WhatsApp + Viber
Ezek közül sokszor elég egyetlen munkás csatorna (Slack vagy Teams). A többi magánkommunikációhoz való — mégis keveredik, és percenként szétvágja a koncentrációt.
• Google Drive + Dropbox + OneDrive
Három fájlmegosztó rendszer gyakorlatilag garantált káosz. Egyetlen központi felület teljesen elég.
• Notion + Trello + Asana + ClickUp
A feladatkezelés akkor működik, ha van egy naptár, egy backlog és egy projektfelület. Ha három rendszerben élnek a projektelemek, a munkavégzés helyett állandó rendszerezés történik.
• Teams + Zoom + Meet
A videóhívásoknál is elég egy fő platform. A három rendszer párhuzamos futása több hibát hoz, mint flexibilitást.
Mikor esik szét egy munkanap?
Egy munkanapot nem a feladatok törik szét. Hanem az, hogy minden app azonnal akar valamit. Egy rezzenés, egy hang, egy felugró buborék — és máris újraépítheted a gondolatmenetet.
Itt a minimalizmus nagyon konkrét lépéseket jelent:
• A Slack értesítéseket csak a közvetlen üzenetekre és megemlítésekre állítani.
• A Messenger, WhatsApp, Viber munkaidőben némítva — csak ha privát okból kell, akkor megnyitod.
• A Teams vagy Meet értesítéseket időablakokhoz igazítani.
• A Gmail értesítést teljesen kikapcsolni, és fix időpontokban ránézni.
Nem kell mindent némítani, csak csökkenteni a felületek számát. A cégek többségénél a fájlok, dokumentumok és munkaanyagok akkor veszítik el a követhetőségüket, amikor túl sok helyen tárolják őket. Egy mappa a Drive-on, egy másik a Dropboxon, harmadik a OneDrive-on, és persze valami a laptop asztalán is.
Itt van néhány tipp:
1. Egyetlen központi dokumentumtár:
Google Drive vagy OneDrive — de nem mindkettő. A fájlok 90%-a így újra megtalálható lesz anélkül, hogy keresni kellene.
2. Egyetlen projektkezelő:
Notion vagy ClickUp vagy Trello vagy Asana.
Nem platformonként más célra használni — hanem egyet választani, és abban tartani minden projektet.
3. Egyetlen feladatlista:
A legtöbb ember itt csúszik el: jegyzetek a telefonban, cetlik az asztalon, taskok a Gmailben, és még egy lista a Notionben.
Amikor minden feladat egy helyre kerül, a rendszer magától letisztul.
A legfontosabb, hogy a munkanapnak legyen struktúrája: mikor kommunikálsz, mikor dolgozol mélyfókuszban, mikor reagálsz, mikor rendezed a projekteket. A legtöbb ember nem tud azért haladni, mert a rendszerek folyamatos kapcsolatba lépnek vele. Ha kevesebb app fut egyszerre, a munka sokkal kevesebb „újrakezdéssel” jár.