Felelősségvállalás: a sikeres projekt alapja

Mi segít minket felelősséget vállalni? Miért vállal felelősséget egy vezető, és mi a szerepe a felelősségvállalásnak a projektmenedzsmentben?

Miért szükséges a felelősségvállalás a sikerhez? Mi segít minket felelősséget vállalni? Miért vállal felelősséget egy vezető, és mi a szerepe a felelősségvállalásnak a projekt megvalósulásában? Az alábbi blogposztból kiderül.

Mi a felelősségvállalás?

A felelősségvállalás az egyik alapfeltétele egy sikeres projekt kivitelezésének. A felelősséget több szempontból is lehet értelmezni egy projekt során a felelősség ugyanis lehet:

  • előremutató vagy
  • retrospektív.

Az előremutató felelősség lényege, hogy valaki már előre tudja és tervezi, hogy az adott eredményért és folyamatért ő maga fog felelősséget vállalni, tehát ez egy tervezett folyamat. Ebben az esetben a projekt vagy folyamat gazdája már előre látni és tervezheti, hogy ne hagyja magát kiszolgáltatni az eseményeknek. A gyakorlatban ez elsősorban azt jelenti, hogy utólag nem másokat hibáztat a problémákért és nem másoktól várja a megoldást. Ha vállaljuk a felelősséget magunkért, a feladatainkért, akkor mindent megteszünk a cél érdekében, ami rajtunk múlik. Így lesz hatékony az egyéni teljesítményünk. Ez pedig a sikeres projekt egyik kulcsa is egyben.

A retrospektív felelősség lényege, hogy a felelősséget utólag vagy visszamenőlegesen vállalja el / fel valaki. Ez jellemzően valamilyen beosztással járó visszamenőleges kötelezettségre utal, amikor egy probléma merül fel a projektben, de azért nem a probléma tényleges okozója, hanem annak a felettese felel. Hisz az ő feladata lett volna ellenőrizni a beosztottat és az elvégzett munkát.

Az előremutató és retrospektív felelősség nem zárják ki egymást, vagyis egy projekt során mind a két típus megjelenhet.

A felelősségvállalás folyamata

Akár egy projekt kivitelezése során, akár a magánéletben számtalan döntési lehetőséggel találkozunk. Korunk előrehaladtával és tapasztalatunk növekedésével jelentősen és gyorsan bővülhetnek a felelősségvállalási szituációk, élethelyzetek. Erre a legtöbben egyszerűen nincsenek felkészülve. A gyakorlatban ez sokszor úgy jelenik meg, hogy míg beosztottként nincs érdemi felelősség rajtunk, nem is vagyunk tisztában azzal, hogy ez része a munkakörnek, addig egy előléptetés vagy más munkakörben már megjelenik az előremutató és a retrospektív feladat is. Amikor valaki egy projektben csak bedolgozik a felső szintek alá, addig ritkán terheli őt retrospektív felelősség, de amint vezető lesz, már erre is készülnie kell. Sokan ezzel azonban nincsenek tisztában, ezért nem is készülnek fel rá. Jó hír viszont, hogy a felelősségvállalás és felelősségtudat egy fejleszthető képesség.

Egy problémához alapvetően háromféleképpen állhatunk hozzá:

  • Tagadással: Nem az én dolgom megoldani, és különben sem én tehetek róla, hanem valaki más. Bárki más, csak nem én!
  • Kötelességtudóan: Valakinek meg kell oldania a problémát, végül is ezért fizetnek minket. Legyünk túl rajta!
  • Felelősségteljesen: De érdekes! Mi lehet az oka? Oldjuk meg!

Ahhoz, hogy egy projektcsapat tagjai elkötelezettek legyenek és felelősséget vállaljanak a feladataikért, megfelelően kell vezetni őket. A hatékony együttműködés alapja a bizalom, emellett a tagoknak tisztán át kell látnia a folyamatokat és meg kell értenie a döntések mögött húzódó okokat.

Miért szükséges a felelősségvállalás a sikerhez?

Ha az embereket tisztán megfogalmazott felelősségi körrel ruházzuk fel, akkor jobban elköteleződnek. De nem csak erről van szó, a felelősségi körök konkretizálásának hatására az érintettek: 

  • együttműködnek egymással, 
  • hatékony megoldásokat dolgoznak ki, 
  • kiteljesednek a problémamegoldásban,
  • és különleges eredményekre képesek. 

Egy jól működő szervezetben ennek megfelelően világos és egyértelmű az egyes szerepkörökhöz rendelt felelősség. Ez biztosítja azt, hogy a munkatársak a szervezeten belül együtt tudjanak működni, hogy a saját feladatukra, munkájukra fókuszáljanak. Ahelyett, hogy homályos vagy duplikált feladatok tisztázására vagy vezetői jóváhagyásra vesztegetnék idejüket és energiájukat.

A jó vezetők biztosítják a munkatársaknak a szükséges felelősséget, és bizalmat. Bíznak abban, hogy munkatársak a szervezet jövőképének, céljának,valamint a vezetés által nyújtott stratégiai iránymutatásnak ismeretében eredményes munkát végeznek. A sikeres napi működés gyakorlatához ezért elengedhetetlen, hogy egyértelműek legyenek:

  • a szerepek, 
  • a felelősségek 
  • és a standardizált folyamatok. 

Az eredményes működés szempontjából az is fontos, hogy utóbbiakat a folyamatokat végző munkatársakkal együtt alkossák meg.

Ki felel a projekt sikeréért?

A projekt sikeréért elsősorban a projektmenedzser a felelős, az ő feladata a projekt irányítása. 

A projektet irányító vezető főbb feladatkörei:

  • Meghatározza és egyértelműsíti a célokat, elérhető célokat tűz ki és pontosan meghatározza a követelményeket.
  • Létrehozza azokat a terveket és végrehajtási módokat, amelyek megfelelnek a projekt különböző résztvevői és érintettjei által támasztott elvárásoknak és érdekeknek.
  • Egyensúlyban tartja a minőséggel, a terjedelemmel, az idővel és a költségekkel kapcsolatban megfogalmazott, egymással versengő igényeket.

A vezetői felelősségek fajtái

A vezető felelős:

  • a feladat vagy a szervezet,
  • az emberek 
  • és a munkafolyamatok irányításáért.

A feladat vagy szervezet irányítása kapcsán: 

  • megtervezi,
  • megszervezi 
  • és ellenőrzi a folyamatokat és a célok teljesülését.

A projektmenedzsment és a tervezés szempontjából egyaránt a kommunikáció az egyik legfontosabb tényező. Amikor egy szervezetben nincsenek egyértelműen tisztázva a felelősségi körök, akkor a tagjai számára nem nyilvánvaló, hogy kinek kell megoldania egy adott felmerülő kérdést vagy problémát. Ilyenkor minden egyes feladat esetén az érintetteknek külön egyeztetniük kell, ami energiaigényes, felborítja a napi időbeosztást és lassítja a projektet. 

felelősségvállalás

A projekttervezés során tehát fontos a pontos szerepek és felelősségi körök meghatározása, amit egyértelmű kommunikációval tudunk tudatosítani. 

Megfelelő projekttervezéssel:

  • nem éri váratlanul a csapattagokat a rájuk osztott feladat, 
  • hatékonyan tudják tervezni kapacitásukat 
  • és tisztában vannak a felelősségi körökkel.

Egy projekt sikeres kivitelezéséhez tehát több összetett szempontot kell érvényesíteni, amelyek mindegyike szükséges a gördülékeny csapatmunkához. Többek között:

  • támogatni kell a projektcsapat együttműködését, 
  • össze kell hangolni a különféle munkaszervezési stílusokat, 
  • meg kell erősíteni az egyéni felelősségvállalást, 
  • valamint a kommunikációs csatornákat és a keretrendszereket. 

Ugyanakkor a felelősségvállalás a legtöbbünk számára nem magától értetődő, mint attitűdöt ezt is el kell sajátítani. Akár magánemberként, akár a projektmunkában szeretnénk fejlődni, mindenekelőtt meg kell ismerkedünk a felelősségvállalással kapcsolatos elméleti és gyakorlati ismeretekkel. 

CSR

A felelősségvállalás nem csak egyéni, hanem vállalati szinten is megjelenhet. Ezt nevezzük a vállalatok társadalmi felelősségvállalásának (angolul: corporate social responsibility – CSR), amely szerint a vállalatok önkéntesen szociális és környezeti szempontokat érvényesítenek az üzleti tevékenységük során és a partnereikkel fenntartott kapcsolatokban is. A CSR mai értelmezése szerint egyszerre van hatással az érintetti, társadalmi, gazdasági, önkéntességi és környezeti területekre, dimenziókra is.