Egy projektcsúszás soha nem kényelmes helyzet. A legtöbben ilyenkor a halogatáshoz nyúlnak: hátha még be tudják hozni, hátha nem veszik észre… a legtöbb esetben mindenki beletervezett némi csúszást, sokkal nagyobb baj, ha nem szólunk időben, hogy kéne még egy kis idő…
A projektvilágban minden ember számol váratlan helyzetekkel. Amit viszont nagyon rosszul viselnek, az a bizonytalanság. Nem a csúszás bántja őket, hanem az, amikor fogalmuk sincs, mire számítsanak.
Mikor? Inkább azonnal!
A projektcsúszás pillanata nem akkor jön el, amikor lejár a határidő, hanem amikor világossá válik, hogy a feladatot már nem tudod időre befejezni. Ez sokszor napokkal korábban van. Ilyenkor a legrosszabb megoldás a hallgatás. A legtöbb megrendelő vagy csapattag sokkal jobban viseli a korai jelzést, mint az utolsó pillanatban érkező magyarázatot. A korai kommunikáció azt üzeni: számít neked az együttműködés, és nem szeretnél senkit kellemetlen helyzetbe hozni! Ennél fontosabb üzenet márpedig nincs.
A jó kommunikáció szabálya egyszerű: mielőbb elmondani, hogy a határidő változik, és világosan jelezni, hol tart a folyamat.
Tény! Tény! Tény!
Amikor valaki késésről beszél, ösztönösen magyarázkodni kezd. Pedig a legtöbben nem a történetre kíváncsiak. Hanem arra, hogy mi fog történni ezután.Tehát a késés kommunikációjában három dolog működik igazán jól: a jelenlegi állapot tisztázása, az új időkeret megjelölése, egy rövid összefoglalása annak, hogy mi történik most.
A megrendelő vagy a partner azért nyugszik meg ettől, mert a bizonytalanság megszűnik. Nem kell többet találgatni, meddig húzódik még a helyzet, és hogyan befolyásolja a saját munkáját. Itt két információ különösen fontos: mikor lesz meg az új átadási pont és milyen lépések vannak még hátra a projektből.
Akkor hiteles, ha felelősséget is vállalsz!
A projektcsúszás egyik érzékeny pontja, hogy sokan automatikusan külső tényezőket neveznek meg okként. Túlterheltség, másik projekt (a lehető legrosszabb kifogás, hiszen a megrendelőt nem érdekli a másik megrendelő), váratlan esemény, elcsúszott információk. De a valós bizalomépítés ott indul, amikor valaki vállalja: látja a saját szerepét is. Nem önmarcangoló módon, hanem éretten.
A késés kommunikációjában ezért sokszor az apró gesztusok a leghatékonyabbak. Ilyen például, amikor valaki felajánlja, hogy: hoz egy extra átadási állapotot – azaz valamit elintéz, ami a megrendelőt terhelné. Előre elküld egy részeredményt, hátha tud vele haladni addig a másik fél, de legalább tervezhet. Világosabbá teszi a következő lépést és így jobban kiszámíthatóvá teszi a folyamatot.