KPI mutatók a célok hatékony eléréséért

Hogyan válasszunk hatékony KPI-t? A KPI jelentése, a megfelelő KPI mutatók kiválasztása az üzleti siker elérése érdekében. KPI a projektmenedzsmentben

Ahhoz, hogy egy szervezet elérje a számára fontos célkitűzéseket, elengedhetetlen, hogy mérje a hatékonyságát, teljesítményét és az előrehaladását. Erre való a KPI, amely mérhető értéket rendel a vállalat teljesítményéhez. Ezáltal pedig segít megérteni, hogy hogyan érhető el az üzleti siker, milyen területen és mit kell még tenni érte.

A KPI jelentése 

A KPI az angol Key Performance Indicator szavak rövidítése. A KPI magyarul kulcs teljesítménymutatót jelent. A hangsúly itt a “kulcs” kifejezésen van, ugyanis egyáltalán nem mindegy, hogy egy szervezet milyen KPI-okat választ magának. Ha nem a megfelelő KPI mutatókat alkalmazzák, akkor azok nem fognak segíteni a célkitűzések hatékony elérésében. 

KPI és mérőszám: mi a különbség? 

A KPI a teljesítménymutató, aminek segítségével mérhetünk egy adott célt. A mérőszám pedig az, aminek a segítségével a mutatószámot számszerűsíthetjük, kifejezhetjük. Az érthetőség kedvéért lássunk egy példát!

Példa:

Vegyük például a projektmenedzsmentben gyakori SPI (Schedule Performance Index) mutatószámot, amely a projekt során a teljesítés alakulását fejezi ki. (Magyarul tervteljesítési index) Ehhez a mutatóhoz 2 mérőszámra lesz szükségünk: a BCWP (Budgeted Cost of Work Performed), azaz, a teljesített tevékenység tervezett költségeÉs a BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled), azaz, az ütemezett tevékenység tervezett költsége

A mutatót így számolhatjuk ki: SPI = BCWP / BCWS

Az mutatószám értelmezése: 

Ha az SPI kisebb mint 1, akkor a teljesítés elmarad a várttól, ha nagyobb, akkor pedig nagyobb értékű teljesítés sikerült, mint amire számítottunk 

Hogyan lesz hatékony a KPI? 

Rendkívül gyakori hiba, hogy a vállalatok gondolkodás nélkül átemelik a saját gyakorlatukba a szokásos iparági vagy a versenytársaknál bevált KPI-okat, majd csodálkoznak, hogy miért nem történik semmi pozitív változás. 

A válasz egyszerű: minden szervezetnek a saját egyedi működéséhez kell kiválasztani a megfelelő KPI mutatókat. Lehetnek hasznosak az iparági teljesítménymutatók, de mindenképpen az adott vállalat sajátosságaihoz kell szabni őket. Ehhez viszont fel kell ismerni azokat a vállalati folyamatokat, amelyek valóban fontosak a siker elérésének érdekében.

Sikeres célkitűzés SMART módszerrel

Mielőtt belevágnánk A KPI mutatók meghatározásába, érdemes az alapokat rendbe rakni. Ugyanis a KPI-ok csak akkor lehetnek sikeresek, ha azok a célok és folyamatok, amelyeket mérnek, valóban a vállalat előrehaladását szolgálják. Ebben pedig a SMART kritériumrendszer lehet a segítségünkre, amellyel valóban hatékony célkitűzéseket fogalmazhatunk meg. 

Milyen egy SMART cél? 

  • Specific: specifikus, konkrét
  • Measurable: mérhető, követhető
  • Achievable / attainable /actionable: elérhető / megvalósítható / akció orientált
  • Relevant: releváns, fontos
  • Time-related: határidőhöz kötött
kpi jelentése

Hogyan azonosítsuk a KPI-okat? 

A KPI-ok meghatározása akkor lesz sikeres, ha az adott mutató egyértelműen kapcsolódik egy stratégiai célkitűzéshez, és választ ad az ezzel kapcsolatos legfontosabb kérdéseinkre. 

A KPI egyben rendkívül hasznos eszköz a cégen belüli és kívüli kommunikációban, mivel érthetően és tömören közvetíti még a bonyolultabb információkat is, így ezeket gyorsan és hatékonyan lehet felhasználni a mindennapi munka során. Egy jó KPI még a szervezet érintettjeinek a tanulásában és fejlődésében is segít! 

A KPI meghatározásának folyamata

  • Határozzuk meg azokat a stratégiai és működési célkiűzéseket, aminek az elérését mérni szeretnénk! 
  • Hogyan szeretnénk elérni őket pontosan? 
  • Kik az érintettek? Vonjunk be elemzőket és vezetőket a tervezésbe! 
  • Határozzuk meg közösen, mely üzleti folyamatokat szükséges mérni, és mik azok a teljesítménymutatók és a hozzájuk tartozó mérőszámok, amelyek megfelelően tükrözik az adott folyamatot
    • Különböztessünk meg rövid és hosszú távú KPI-okat
    • Nem csak mennyiségi, de szükség esetén minőségi mutatókat is válasszunk!
  • Döntsük el, hogy milyen gyakorisággal mérjük és értékeljük a folyamatot!
  • Határozzuk meg, kik lesznek felelősek a mérésért és az értékelésért!
  • Hozzunk létre egy dashboard-ot, azaz irányítópultot, ahol az összes fontos KPI összegezve megjelenik!

KPI-ok a projekt menedzsmentben

Egy szervezet számára sokféle adat lehet hasznos, ugyanakkor a választott KPI-ok projektenként eltérőek lehetnek. A projektmenedzsment legfontosabb mutatószámai a következő területekre fókuszálnak:  

  1. Változások a költségvetésben

A költségeket már a projekt elején megtervezik, de az előre nem látható eseményeknek köszönhetően szükséges lehet a pénzügyi erőforrások átcsoportosítása, vagy a költségvetés módosítása. Nagyon fontos megérteni, hogy miért és hol történtek a változások, amiben a költséggel kapcsolatos KPI-ok nagy segítségünkre lehetnek. 

Ilyen KPI például: 

  • CPI: a Cost Performance Index, vagy költség teljesítmény index azt mutatja meg, hogy milyen arányban áll a megtermelt érték az eddigi költségekkel
  1. A csapatok teljesítménye

A projektek tervezésénél előre meghatározzák, hogy ki és milyen szerepeket fog betölteni a projekt teljesítése során. Ugyanakkor gyakran előfordul, hogy bizonyos feladatok több időbe telnek, mint tervezték.Az is lehetséges, hogy valamelyik csapattagnak további képzésre van szüksége. 

A csapattagok teljesítményével kapcsolatos KPI lehet például: 

  • A csapattagok valós eltöltött ideje a projektben: ennek a segítségével összehasonlíthatjuk, hogy mennyi idővel terveztünk, és mennyi volt a valóban szükséges idő
  1. Ütemterv 

A projektek különböző szakaszokra vannak osztva annak érdekében, hogy az ütemtervben történő előrehaladás mérhető legyen. Az egyes szakaszok végén mérföldkövek jelzik a szakasz teljesítését. Ha egy projekt komplex, akkor gyakran előfordul, hogy ezeket a mérföldköveket nem, vagy nem időben teljesítik. 

Amikor ez megtörténik, az megakadályozza a projekt zökkenőmentes előrehaladását, és a csapatra is károsan hat. Érdemes ezért különböző KPI-okkal gyűjteni az ütemtervvel kapcsolatos információkat is. Ilyen KPI lehet: 

  • Változtatások a határidőben: Milyen gyakran kellett a határidőn változtatni
  • Ciklus idő: Mennyi időbe telik egy feladatot teljesíteni
  1. A beruházás megtérülése (ROI)

Nem csak a költségvetés a fontos, hanem az is, hogy mennyire sikerült a beruházás megtérülésével kapcsolatos célokat teljesíteni. A ROI (Return On Investment) figyelembevételével felismerhető, ha a megnövekedett költségek az egész projekt megtérülését veszélyeztetik. Ezen kívül a következő projektek kockázatkezelési gyakorlatát is fejleszthetjük vele. 

Sajnos az üzleti gyakorlatban a KPI sokszor nem örvendenek túl nagy népszerűségnek, ami annak köszönhető, hogy nem megfelelően alkalmazzák őket. De a mérés a célok sikeres elérésének az alapja, úgyhogy érdemes időt szánni rá, és kiválasztani a megfelelő mutatókat!