Ahhoz, hogy egy szervezet elérje a számára fontos célkitűzéseket, elengedhetetlen, hogy mérje a hatékonyságát, teljesítményét és az előrehaladását. Erre való a KPI, amely mérhető értéket rendel a vállalat teljesítményéhez. Ezáltal pedig segít megérteni, hogy hogyan érhető el az üzleti siker, milyen területen és mit kell még tenni érte.
A KPI jelentése
A KPI az angol Key Performance Indicator szavak rövidítése. A KPI magyarul kulcs teljesítménymutatót jelent. A hangsúly itt a “kulcs” kifejezésen van, ugyanis egyáltalán nem mindegy, hogy egy szervezet milyen KPI-okat választ magának. Ha nem a megfelelő KPI mutatókat alkalmazzák, akkor azok nem fognak segíteni a célkitűzések hatékony elérésében.
KPI és mérőszám: mi a különbség?
A KPI a teljesítménymutató, aminek segítségével mérhetünk egy adott célt. A mérőszám pedig az, aminek a segítségével a mutatószámot számszerűsíthetjük, kifejezhetjük. Az érthetőség kedvéért lássunk egy példát!
Példa:
Vegyük például a projektmenedzsmentben gyakori SPI (Schedule Performance Index) mutatószámot, amely a projekt során a teljesítés alakulását fejezi ki. (Magyarul tervteljesítési index) Ehhez a mutatóhoz 2 mérőszámra lesz szükségünk: a BCWP (Budgeted Cost of Work Performed), azaz, a teljesített tevékenység tervezett költségeÉs a BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled), azaz, az ütemezett tevékenység tervezett költsége
A mutatót így számolhatjuk ki: SPI = BCWP / BCWS
Az mutatószám értelmezése:
Ha az SPI kisebb mint 1, akkor a teljesítés elmarad a várttól, ha nagyobb, akkor pedig nagyobb értékű teljesítés sikerült, mint amire számítottunk
Hogyan lesz hatékony a KPI?
Rendkívül gyakori hiba, hogy a vállalatok gondolkodás nélkül átemelik a saját gyakorlatukba a szokásos iparági vagy a versenytársaknál bevált KPI-okat, majd csodálkoznak, hogy miért nem történik semmi pozitív változás.
A válasz egyszerű: minden szervezetnek a saját egyedi működéséhez kell kiválasztani a megfelelő KPI mutatókat. Lehetnek hasznosak az iparági teljesítménymutatók, de mindenképpen az adott vállalat sajátosságaihoz kell szabni őket. Ehhez viszont fel kell ismerni azokat a vállalati folyamatokat, amelyek valóban fontosak a siker elérésének érdekében.
Sikeres célkitűzés SMART módszerrel
Mielőtt belevágnánk A KPI mutatók meghatározásába, érdemes az alapokat rendbe rakni. Ugyanis a KPI-ok csak akkor lehetnek sikeresek, ha azok a célok és folyamatok, amelyeket mérnek, valóban a vállalat előrehaladását szolgálják. Ebben pedig a SMART kritériumrendszer lehet a segítségünkre, amellyel valóban hatékony célkitűzéseket fogalmazhatunk meg.
Milyen egy SMART cél?
- Specific: specifikus, konkrét
- Measurable: mérhető, követhető
- Achievable / attainable /actionable: elérhető / megvalósítható / akció orientált
- Relevant: releváns, fontos
- Time-related: határidőhöz kötött
Hogyan azonosítsuk a KPI-okat?
A KPI-ok meghatározása akkor lesz sikeres, ha az adott mutató egyértelműen kapcsolódik egy stratégiai célkitűzéshez, és választ ad az ezzel kapcsolatos legfontosabb kérdéseinkre.
A KPI egyben rendkívül hasznos eszköz a cégen belüli és kívüli kommunikációban, mivel érthetően és tömören közvetíti még a bonyolultabb információkat is, így ezeket gyorsan és hatékonyan lehet felhasználni a mindennapi munka során. Egy jó KPI még a szervezet érintettjeinek a tanulásában és fejlődésében is segít!
A KPI meghatározásának folyamata
- Határozzuk meg azokat a stratégiai és működési célkiűzéseket, aminek az elérését mérni szeretnénk!
- Hogyan szeretnénk elérni őket pontosan?
- Kik az érintettek? Vonjunk be elemzőket és vezetőket a tervezésbe!
- Határozzuk meg közösen, mely üzleti folyamatokat szükséges mérni, és mik azok a teljesítménymutatók és a hozzájuk tartozó mérőszámok, amelyek megfelelően tükrözik az adott folyamatot
- Különböztessünk meg rövid és hosszú távú KPI-okat
- Nem csak mennyiségi, de szükség esetén minőségi mutatókat is válasszunk!
- Döntsük el, hogy milyen gyakorisággal mérjük és értékeljük a folyamatot!
- Határozzuk meg, kik lesznek felelősek a mérésért és az értékelésért!
- Hozzunk létre egy dashboard-ot, azaz irányítópultot, ahol az összes fontos KPI összegezve megjelenik!
KPI-ok a projekt menedzsmentben
Egy szervezet számára sokféle adat lehet hasznos, ugyanakkor a választott KPI-ok projektenként eltérőek lehetnek. A projektmenedzsment legfontosabb mutatószámai a következő területekre fókuszálnak:
- Változások a költségvetésben
A költségeket már a projekt elején megtervezik, de az előre nem látható eseményeknek köszönhetően szükséges lehet a pénzügyi erőforrások átcsoportosítása, vagy a költségvetés módosítása. Nagyon fontos megérteni, hogy miért és hol történtek a változások, amiben a költséggel kapcsolatos KPI-ok nagy segítségünkre lehetnek.
Ilyen KPI például:
- CPI: a Cost Performance Index, vagy költség teljesítmény index azt mutatja meg, hogy milyen arányban áll a megtermelt érték az eddigi költségekkel
- A csapatok teljesítménye
A projektek tervezésénél előre meghatározzák, hogy ki és milyen szerepeket fog betölteni a projekt teljesítése során. Ugyanakkor gyakran előfordul, hogy bizonyos feladatok több időbe telnek, mint tervezték.Az is lehetséges, hogy valamelyik csapattagnak további képzésre van szüksége.
A csapattagok teljesítményével kapcsolatos KPI lehet például:
- A csapattagok valós eltöltött ideje a projektben: ennek a segítségével összehasonlíthatjuk, hogy mennyi idővel terveztünk, és mennyi volt a valóban szükséges idő
- Ütemterv
A projektek különböző szakaszokra vannak osztva annak érdekében, hogy az ütemtervben történő előrehaladás mérhető legyen. Az egyes szakaszok végén mérföldkövek jelzik a szakasz teljesítését. Ha egy projekt komplex, akkor gyakran előfordul, hogy ezeket a mérföldköveket nem, vagy nem időben teljesítik.
Amikor ez megtörténik, az megakadályozza a projekt zökkenőmentes előrehaladását, és a csapatra is károsan hat. Érdemes ezért különböző KPI-okkal gyűjteni az ütemtervvel kapcsolatos információkat is. Ilyen KPI lehet:
- Változtatások a határidőben: Milyen gyakran kellett a határidőn változtatni
- Ciklus idő: Mennyi időbe telik egy feladatot teljesíteni
- A beruházás megtérülése (ROI)
Nem csak a költségvetés a fontos, hanem az is, hogy mennyire sikerült a beruházás megtérülésével kapcsolatos célokat teljesíteni. A ROI (Return On Investment) figyelembevételével felismerhető, ha a megnövekedett költségek az egész projekt megtérülését veszélyeztetik. Ezen kívül a következő projektek kockázatkezelési gyakorlatát is fejleszthetjük vele.
Sajnos az üzleti gyakorlatban a KPI sokszor nem örvendenek túl nagy népszerűségnek, ami annak köszönhető, hogy nem megfelelően alkalmazzák őket. De a mérés a célok sikeres elérésének az alapja, úgyhogy érdemes időt szánni rá, és kiválasztani a megfelelő mutatókat!
