Az ember addig érzi magát magabiztosnak, amíg a saját kulturális ritmusa működteti a tárgyalást. A baj ott kezdődik, amikor egy másik országba érkezve ugyanazokat a reflexeket hozza, amelyek otthon beváltak, és észre sem veszi, hogy a partner egészen más jelzéseket olvas. Egy apró mozdulat, egy kicsit gyorsabb mondat, egy türelmetlenebb kérdés teljesen más jelentést kap.
A tárgyalás akkor csúszik el, amikor valaki a saját tempóját erőlteti rá egy olyan helyzetre, amelynek más a szerkezete. Csak egy gyors példa: Tokióban például a tárgyalás első húsz perce nem a témáról szól, hanem a tér kiegyenesítéséről. Aki ebbe túl korán belép erős ajánlattal, úgy hat, mintha átugraná a tisztelet körét. Európai fejjel ez csak gyorsaság, japán szemmel azonban türelmetlenség. A mondanivaló még nem veszett el, de a ritmus igen. A partner ilyenkor visszább vesz, és a tárgyalás kilép abból a mederből, ahol valódi döntés születhetne.
Ahol számít a csönd és a pontosság
Aki először tárgyal Kelet-Ázsiában, gyakran megijed a csöndtől. Úgy érzi, valamit még mondani kell, különben szétesik a beszélgetés. Japánban, Dél-Koreában és Kínában azonban a csönd a megfontolt válasz jele.
Egy döntést előkészítő tárgyalásnál például, amikor az egyik fél felvázolja a lehetőségeket, az ázsiai partner sokszor pár másodpercig figyel — , de csendben. Azért lassú, mert komolyan veszi, amit mondtál.
Németországban és Svájcban a tárgyalás nem a small talkkal kezdődik, hanem a „pontos idővel”. A pontosság itt nem kedvesség vagy jó szándék kérdése, egyszerűen a szakmai minőség jele. A késés azt jelenti, hogy a partner munkáit, kötelezettségeit nem tiszteled. Ezért a késés nem apróság, hanem jelzés. Aki öt perccel csúszik, máris hátrányból indul.
Egy berlini tárgyalóban például gyakran pontosan abban az időpontban indul a megbeszélés, amely a naptárban szerepel. Aki ilyenkor csak azért kér még pár percet, mert „az előző meeting elhúzódott”, azt hallgatják, de nem értik. A partnert a projekt érdekli, nem az egyéb intéznivalód.
Ahol a kapcsolat, mindennél fontosabb
Dél-Európában a tárgyalás nem kizárólag a tartalomról szól, hanem a kapcsolatról is. Olaszországban vagy Spanyolországban a túl merev felvezetés nem hat professzionálisnak A tárgyalás első percei sokszor a közös hang megtalálásáról szólnak. Nem kifejezetten small talk, inkább egy rövid, barátságos áthangolás, hogy a két fél „emberként” is megérkezzen.
Rómában egy megbeszélés például ritkán indul úgy, hogy valaki rátér a számokra. Az etikett azt diktálja, hogy néhány percig a légkör épüljön. Ki honnan érkezett, milyen volt az út, milyen a város, milyen a hét… Aki ezt átlépi, siettet, és a partner úgy érzi, hogy a beszélgetés túl üzletszerű, és nem emberi. A döntés legtöbbször azonban nem csak üzleti. Sokszor az dönti el, ki kap megbízást, hogy kivel jó együtt dolgozni.
Ahol a túlzott visszafogottság lehet a csapda
Az Egyesült Államokban a tárgyalásnak saját tempója van. A szándékot korán érdemes jelezni, mert a partner azt várja, hogy tudja, mire számíthat. Ha valaki túl visszafogottan indul, könnyen úgy tűnik, mintha nem lenne biztos a saját ajánlatában. Nem agresszivitást várnak, hanem tiszta jelzést. A tárgyalás itt magas fordulatszámon pörög.
Egy New York-i megbeszélésen például a beszélgetés első perceiben érdemes világossá tenni, milyen céllal ültök le. Itt nem a sietség a lényeg, hanem az átláthatóság. A túlzott óvatosság ugyanis azt üzeni, hogy a másik félnek kell kitalálnia, mit szeretnél.
És van, ahol ha imprózol = véged van!
Szingapúrban, Hongkongban aki előre nem készül, majd „megoldja helyben”, azt nem úgy fogják értékelni, hogy milyen kreatív és belevaló… a tárgyalást vezető fél akkor kap bizalmat, ha látszik rajta, hogy mennyi időt és energiát tesz bele a beszélgetésre való felkészülésbe.
Egy délkelet-ázsiai tárgyaláson például fontos, hogy a prezentáció vagy a javaslat íve tiszta maradjon. Ha valaki hirtelen új irányba ugrik, a partner összezavarodik. Nem a tartalommal van baja, hanem a struktúrával. A tárgyalás ritmusa itt hálás a következetességért. Aki megmutatja, hogy a saját gondolatmenete stabil, arról azt gondolják, hogy hosszú távon is megbízható.
A türelmetlenség általában sértés, de van ahol hatalmas
A Közel-Keleten a tárgyalás saját logika szerint mozog. A beszélgetés időnként kanyarog, hol közelít, hol távolodik a témától. Aki ezt siettetni próbálja, azt a partner úgy éli meg, mintha tiszteletlenül beleszólna az ő térhasználatába. Itt a tárgyalási folyamat nem lineáris, és nem is úgy élik meg, mint akadályt. Inkább egy közös körbejárása annak, amit mindkét fél szeretne.
Egy dubaji megbeszélésnél például előfordul, hogy a beszélgetés húsz percig úgy tűnik, máshol jár, mint ahol a tárgyalás célja van. Aki ezt türelmetlenül visszarántja a saját fókuszába, ajtókat zár be. Itt a partner azt keresi, mennyire vagy rugalmas. A tárgyalás sikerét sokszor az dönti el, hogy a felek képesek-e együtt mozogni, rezegni… tehát, élvezik-e egymás társaságát.
A tárgyalás a világban végül egyetlen pontra fut ki
Bár a gesztusok, a tempó, a csönd, az idő és a kapcsolat szerepe országonként változik, a tárgyalás egyetemes logikája nagyon hasonló. Minden partner azt figyeli, hogy tiszteled-e az ő működését. A jó tárgyalás nem arról szól, hogy valaki tökéletesen betartja az adott ország szabályait. Sokkal inkább arról, hogy az ember felismeri, mikor kell hátra lépni egy fél tempót, hogy a másik fél is saját ritmusában jelenhessen meg. A tárgyalás így lesz gördülékeny: nem a szabályok miatt, hanem azért, mert mindkét fél otthonosan érzi magát benne.