A telefonos tárgyalás már régóta az üzleti élet szerves része, amire a COVID-járvány még inkább ráerősített. Ennek ellenére számos buktatója lehet ezeknek a calloknak, amelyekre érdemes felkészülni.
1. Alaposan készülj fel a telefonos tárgyalásra
A személyes tárgyalások esetében alapvető az előzetes anyaggyűjtés. A telefonos megbeszélések során a felkészületlenség éppen annyira produktív, mint egy személyes tárgyalás esetében. Fontos, hogy pontosan tisztában legyél a megbeszélés tárgyával, nézz utána a másik félről szóló, a tárggyal összefüggő háttérinformációkkal. Így felkészült, kompetens üzleti partner benyomását kelted, és sokkal nagyobb esélyed van arra, hogy jó üzletet köss.
2. Használj headsetet
Egy jó minőségű telefonos fülhallgató rendkívül praktikus, ha rendszeresen tárgyalsz telefonon. Egy hosszabb beszélgetés közben fárasztó lehet folyamatosan a füledhez tartani a készüléket. Apróságnak tűnik, de ez is egy olyan körülmény, amely elvonhatja a figyelmet, így megnehezíti, hogy magára a tárgyalásra összpontosíts.
3. Fókuszálj a másik félre
Amikor egy tárgyalás hanghíváson keresztül zajlik, egyesek hajlamosak mást is csinálni közben. Például megnézik a leveleiket, esetleg kávét főznek vagy megesznek egy szendvicset. Ez azonban elvonja a figyelmet a megbeszélésről, márpedig a metakommunikáció hiánya miatt egy call során még fontosabb az intenzív odafigyelés a másikra. Ráadásul egyes tevékenységek, például az evés vagy a kattintások hangja a vonal túlsó felén is hallhatóak lehetnek.
4. Készíts feljegyzéseket
Egy tárgyalás hangfelvételét is rögzítheted, ha előreláthatólag sok olyan információ vagy adat elhangzik, amire később szükség lehet. Ehhez azonban mindig kérd a másik fél engedélyét. A jegyzetelés azért lehet praktikus, mert a tárgyalás közben is visszakeresheted a leírt információkat. Ez segíthet újabb kérdések vagy álláspontok megfogalmazásában, illetve a másik felet is szembesítheted vele, ha esetleg ellentmondásba keveredett.
5. Megszakadt a vonal? Semmi gond
Érdemes rá felkészülni, hiszen bármikor megtörténhet. A legnagyobb csapda ebben a helyzetben, ha mindkét fél egyszerre hívja egymást, és éppen emiatt hiúsul meg az ismételt kapcsolatfelvétel. Ennek elkerülésére érdemes tudni, hogy az etikett szerint mindig az a fél hívja a másikat, aki az előző hívást kezdeményezte.
6. Mosolyogj
Telefonon keresztül nehezebb fenntartani az udvarias hangnemet, főleg, ha még nehéz napja is van az embernek. De éppen a már említett metakommunikáció hiánya miatt ez mégis nagyon lényeges. Ugyanis a telefonban a hang és a hangsúly szerepe megnő, és sokkal több minden “átmegy” rajta keresztül, mint egy személyes tárgyaláson. Ezért nem megvetendő az a tipp, hogy telefonbeszélgetés közben is érdemes folyamatosan mosolyogni – ez ugyanis a hangszínünkre is hatással van.
7. Minden jó, ha a vége jó
Az etikett szerint mindig a hívó fél fejezi be a telefonbeszélgetést. Természetesen a hívott fél is lezárhatja a megbeszélést. Ilyenkor azonban illik udvariasan megindokolni, miért kényszerül erre.
Cikkünk elkészítéséhez Magyarország egyik legnagyobb, mobiltelefonos kiegészítőket és telefontokokat forgalmazó webáruháza, az etuo.hu nyújtott szakmai segtséget.
