Néhány jól elhelyezett mappa és iratrendező nagyon meg tudja könnyíteni az életünket. Akár otthonról dolgozunk, akár csak a családi papírokat szeretnénk rendben tartani, az iratrendezés sok stressztől megkímélhet.
Lássuk, miért éri meg időt szánni a dokumentumok szervezésére, és milyen trükkökkel tehetjük meg ezt hatékonyabban!
Rend a lelke mindennek – de tényleg!
Kezdjük azzal, hogy miért fontos a rendszeres iratrendezés. Képzeljük el azt a helyzetet, amikor sürgősen szükségünk van egy bizonyos dokumentumra. Ha minden papírunk, számlánk, a fontos szerződéseink egy halomban hevernek, biztosak lehetünk benne, hogy órákig fog tartani megtalálni, amit keresünk.
Ha a Papír Boxnál is elérhető iratrendezőkben rendszerezve vannak, akkor pár perc alatt meglesz. Ráadásul a rendszeres szortírozás sokkal kevesebb stresszel jár, hiszen tudjuk, hogy minden a helyén van.
Egy vállalkozásnál még fontosabb a karbantartott dokumentáció. Arról nem is beszélve, hogy professzionálisabb benyomást kelt egy üzleti tárgyaláson, ha azonnal elő tudjuk kapni a keresett adatokat.
Az átláthatóság megnyugtat
Nem csak praktikus szempontból fontos a szép munkaterület. Pszichológusok szerint a tiszta és rendezett környezet jelentősen csökkentheti a stresszt, és növelheti a produktivitást.
Egy átlátható iroda vagy otthoni munkasarok azt súgja az agynak, hogy minden kontroll alatt van. Ez nyugodtabb és összeszedettebb munkavégzést eredményez. Szóval, ha úgy érezzük, hogy eluralkodott a káosz, ideje pakolni – már a lelki békénk érdekében is.
Praktikus tippek, hogy ne vesszünk el az irathalmokban
Nem kell minden dokumentumot megőrizni, válogassuk ki, mi az, ami tényleg fontos, és mi az, amitől nyugodtan megválhatunk.
Használjunk különböző színű mappákat! Színekkel jelölve a különböző kategóriákat (például számlák, biztosítások, iskolai papírok), sokkal könnyebb lesz megtalálni. A gyorsfűzők tökéletesek lehetnek a kevésbé fontos, de mégis megőrzendő iratok számára.
Címkézzünk fel mindent! Ne csak a mappákat, de a mappa belsejében lévő füleket is, hogy segítsék a gyorsabb tájékozódást! A gumis mappák kiválóak arra, hogy nagyobb iratcsomókat biztonságosan tároljunk, és mégis könnyen hozzáférjünk a tartalmukhoz.
Rendszeres szortírozás: Legalább évente egyszer nézzük át a dokumentumokat, és szabaduljunk meg a régi papíroktól, amik feleslegesen foglalják a helyet.
Még nagyobb rend
Ezek a módszerek nagyban megkönnyítik az iratkezelést, de nézzünk néhány praktikus terméket is, amelyek még segíthetnek.
- Gyűrűs könyvek: Ideálisak nagyobb projektek tárolására, főleg, ha kéznél kell tartanunk őket.
- Elválasztólapok: Segítségükkel tematizálhatunk a gyűrűs könyvekben, így még gyorsabban megtaláljuk a keresett információt.
- Iratpapucsok: Tökéletes megoldás, ha szeretnénk az asztalon vagy a polcon átláthatóan és könnyen hozzáférhetően tárolni a gyakran használt iratokat.
Ha végeztünk, nyertünk! Több időnk marad azokra a dolgokra, amik igazán számítanak az életedben.